Outlook
把 Outlook 連接到 MeDo 應用程式:搜尋及讀取收件箱、發送經確認的純文字電郵、瀏覽日曆、查看空閒時間,並在確認後建立或更新活動。
Outlook 是一個連接器:它把 MeDo 應用程式連接到一個 Microsoft 帳戶,讓應用程式可以搜尋及讀取郵件、發送純文字電郵、列出日曆、在日期範圍內讀取活動、查看空閒時間,並在確認後建立、更新或刪除活動。郵件與日曆都來自同一個已連接帳戶。
可以建立什麼
- 客戶跟進工作台。 依地址、關鍵字或未讀狀態尋找郵件,開啟完整內容,並把跟進筆記保存在應用程式中。
- 發送前確認工具。 撰寫純文字訊息,預覽收件人、主旨與內容,經確認後才發送。
- 行程儀表板。 選擇日曆與日期範圍,瀏覽即將到來的活動,並查看該時段是否空閒。
- 活動規劃表單。 在建立或更新日曆活動前,先核對標題、時間、時區與地點。
當應用程式需要同時處理真實的 Microsoft 收件箱與日曆時——客服信箱、銷售跟進、預約頁面——Outlook 就很合適。它不是郵件伺服器,也無法執行大量寄送的行銷活動,詳見限制。
建立範例
把以下其中一段複製到提示框中。第一段是最小可用的起點。
用詞很重要:說明這個工具給誰用、要完成什麼。「給客服團隊使用的私人跟進工作台」與「一個列出郵件的頁面」會產生完全不同的應用程式。
準備與連接
你需要一個能存取目標收件箱與日曆的 Microsoft 帳戶。個人 Microsoft 帳戶可以直接連接;工作或學校帳戶可能需要所屬機構的管理員先批准 MeDo,才能完成連接。不需要 API 金鑰,也不需要在 Azure 註冊應用程式。
- 點擊側欄的 Skills & Connectors(技能與連接器),然後搜尋 Outlook。
- 開啟 Outlook 卡片並點擊 Connect(連接)。
- 登入 Microsoft 帳戶,並核准 MeDo 要求的存取權限。
- 按鈕變成 Connected(已連接) 即表示成功;不必再把任何內容複製回應用程式。
如果你先開始建立才連接,MeDo 會偵測到並在回覆下方顯示 Outlook 連接按鈕,你也可以在那裡連接。如果沒有出現按鈕,請使用上述連接器卡片。
在應用程式中使用
- 應用程式使用你連接的 Microsoft 帳戶,而不是每位訪客自己的 Outlook。 所有打開郵件或日曆頁面的人都會看到同一個收件箱與日曆。請把這些頁面放在應用程式自己的登入之後,並限制給應該存取的人。標題寫「private」本身不是存取控制。
- 郵件與日曆共用一次連接。 連接 Outlook 一次即涵蓋兩者,不必再連另一個日曆帳戶。
- 在提示中指定收件箱或日曆範圍。 寫出客戶地址、資料夾、日曆或日期範圍,結果會更相關、也更容易檢查。
- 活動一律在日期範圍內操作。 列出或建立活動都需要開始與結束時間。請指定範圍,而不是「全部」。
- 發送、更新與刪除都會先確認。 MeDo 會在發送前預覽收件人與內容,並在變更日曆前預覽活動詳情。
- 應用程式自己的資料留在應用程式裡。 查詢狀態、內部筆記與跟進日期應存在應用程式自己的資料表,並對應到真實的郵件或活動。
限制與疑難排解
應用程式出現 "Connection required"。 Outlook 連線屬於應用程式擁有者。請擁有者打開連接器卡片並點擊 Connect,然後重新載入。
發送看起來失敗,但已傳送沒有這封信。 MeDo 不會自動重試發送,以免同一封信送出兩次。再發送前先檢查已傳送。若帳戶是個人 Outlook.com 信箱,Microsoft 可能會在擁有者驗證帳戶前限制發送;請在收件箱查看 Microsoft 寄來的「Verify your account」郵件。
儀表板上看不到新活動。 儀表板讀取的是日期範圍。確認活動落在頁面查詢的區間內,然後重新整理。
時間看起來偏移。 開始與結束時間必須成對,並帶有時區。請讓 MeDo 修正活動,使時區明確,再與 Outlook 比對。
訪客看到了不該看到的收件箱。 連線是共用的。請為應用程式加上登入與伺服器端限制,見管理存取與角色。